ERP und E-Commerce im Mittelstand: So verbindest du Webshop und ERP

Wachsende Bestellvolumen, zusätzliche Vertriebskanäle und steigende Anforderungen an Verfügbarkeit und Preisgenauigkeit: E-Commerce im Mittelstand wird komplexer. Gleichzeitig arbeiten viele Unternehmen noch mit getrennten Systemen für Webshop und ERP.

Bestellungen werden manuell übertragen, Lagerbestände stimmen nicht überein oder Preise im Shop weichen von der ERP-Logik ab. Das Ergebnis: zusätzlicher Aufwand, Fehlerquellen und fehlende Transparenz im Tagesgeschäft.

In diesem Guide erfährst du, wie du ERP und E-Commerce im Mittelstand miteinander verbindest, welche Daten synchronisiert werden sollten und worauf es bei der Umsetzung ankommt.

Key Takeaways: ERP und E-Commerce im Mittelstand

• Die Verbindung von Webshop und ERP reduziert doppelte Datenpflege und manuelle Arbeit.
• Preise, Bestände, Kundendaten und Bestellungen können automatisiert zwischen Webshop und ERP verarbeitet werden.
• Ein schrittweiser Aufbau reduziert die Komplexität eines Integrationsprojekts.
• dynamic commerce verbindet E-Commerce-Prozesse eng mit Microsoft Dynamics 365 Business Central.
• Eine zentrale ERP-Datenbasis schafft die Grundlage für weitere Vertriebskanäle und skalierbare Prozesse.

Was bedeutet ERP-Integration im E-Commerce?

Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) bündelt zentrale Geschäftsprozesse wie Einkauf, Lagerverwaltung, Finanzbuchhaltung und Vertrieb.

Wird der Webshop mit dem ERP verbunden, entsteht ein durchgängiger Datenfluss. Produktdaten, Preise, Lagerbestände, Kundendaten und Bestellungen müssen nicht mehr separat in verschiedenen Systemen gepflegt werden. Entscheidend ist dabei die Integrationstiefe.

Eine klassische Schnittstelle überträgt Daten beispielsweise über APIs oder Middleware zwischen zwei getrennten Systemen. Bei einer tiefen Integration greift die E-Commerce-Lösung direkt auf relevante Daten und Geschäftslogiken des ERP-Systems zu. Dazu gehören beispielsweise Preislogiken, Steuern, Lagerbestände und die Auftragsabwicklung.

Gerade bei wachsenden Sortimenten, verschiedenen Vertriebskanälen und individuellen Konditionen für b2b-Kund kann eine solche Integration den manuellen Aufwand deutlich reduzieren.

Warum mittelständische Unternehmen von der ERP-E-Commerce-Integration profitieren

Ein unabhängig vom ERP betriebener Webshop kann bei einem überschaubaren Bestellvolumen zunächst funktionieren. Mit zunehmendem Wachstum steigt jedoch der Abstimmungsaufwand.

Typische Herausforderungen sind:

• doppelte Pflege von Artikelstammdaten
• manuelle Übertragung von Bestellungen
• unterschiedliche Lagerbestände in Webshop und ERP
• abweichende Preise und Konditionen
• fehlende Transparenz über den Auftragsstatus

Je mehr Produkte, Kund und Vertriebskanäle hinzukommen, desto stärker wirken sich diese manuellen Prozesse aus.

Die Verbindung von E-Commerce und ERP sorgt dafür, dass relevante Informationen zentral verwaltet und für die angeschlossenen Vertriebskanäle genutzt werden können.

Statt Daten zwischen verschiedenen Systemen abzugleichen, kann sich dein Team stärker auf Vertrieb, Kundenservice und die Weiterentwicklung des E-Commerce konzentrieren.

Welche Daten sollten zwischen Webshop und ERP synchronisiert werden?

Welche Daten integriert werden sollten, hängt vom jeweiligen Geschäftsmodell ab. Einige Bereiche bilden jedoch häufig die Grundlage einer durchgängigen E-Commerce-Integration.

Artikelstammdaten und Produktinformationen

Artikelnummern, Bezeichnungen, Beschreibungen, Bilder und weitere Produktinformationen können zentral gepflegt und anschließend im Webshop bereitgestellt werden.

Dadurch entsteht eine zentrale Datenbasis. Änderungen müssen nicht mehrfach in verschiedenen Systemen vorgenommen werden.

Preise und kundenspezifische Konditionen

Verkaufspreise, Staffelpreise, Rabatte und individuelle b2b-Konditionen können direkt aus dem ERP berücksichtigt werden. So lassen sich auch komplexere Preisstrukturen zentral verwalten und im Webshop abbilden.

Lagerbestände und Verfügbarkeiten

Bestandsinformationen aus dem ERP können im Webshop angezeigt werden. Je nach Geschäftsmodell lassen sich dabei verschiedene Lagerorte und Verfügbarkeitsregeln berücksichtigen. Kund erhalten dadurch aktuelle Informationen darüber, welche Produkte verfügbar sind.

Bestellungen und Kundendaten

Bestellungen aus dem Webshop können automatisiert als Angebote oder Verkaufsaufträge im ERP angelegt werden. Kundendaten, Lieferadressen, Artikelpositionen und Preise stehen damit direkt für die weitere Verarbeitung zur Verfügung. Auch Kundendaten lassen sich zentral verwalten. Bei bestehenden b2b-Kund können individuelle Preise, Sortimente und weitere Konditionen berücksichtigt werden.

Schritt für Schritt zur ERP-Integration

Eine ERP-E-Commerce-Integration muss nicht von Beginn an sämtliche Prozesse umfassen. Häufig ist es sinnvoller, mit den wichtigsten Datenflüssen zu starten und die Lösung anschließend schrittweise zu erweitern.

Schritt 1: Bestehende Prozesse analysieren

Dokumentiere zunächst, wie Daten aktuell zwischen Webshop und ERP ausgetauscht werden. Wo werden Informationen manuell übertragen? Welche Daten werden doppelt gepflegt? Wo entstehen regelmäßig Fehler oder Verzögerungen? Diese Analyse zeigt, welche Prozesse zuerst integriert werden sollten.

Schritt 2: Basisintegration aufbauen

Zum Einstieg eignen sich häufig:

• Artikelstammdaten
• Preise
• Lagerbestände
• Bestellungen

Damit reduzierst du bereits einen großen Teil der manuellen Datenpflege und schaffst die Grundlage für weitere Automatisierungen.

Schritt 3: Kunden- und Preislogik integrieren

Im nächsten Schritt können kundenspezifische Preise, Staffelpreise, Rabatte und weitere Konditionen eingebunden werden. Besonders für b2b-Portale ist dieser Schritt wichtig, da Preise und Sortimente häufig individuell auf einzelne Kund oder Kundengruppen zugeschnitten sind.

Schritt 4: Prozesse erweitern

Anschließend kann die Integration um weitere Bereiche ergänzt werden, beispielsweise:

• Rechnungen und Lieferscheine
• Zahlungsinformationen
• Retouren und Gutschriften
• Versandinformationen
• weitere Vertriebskanäle

So wächst die Integration gemeinsam mit den Anforderungen deines Unternehmens.

Worauf du bei einer E-Commerce-Plattform achten solltest

Nicht jede E-Commerce-Plattform bietet die gleiche Integrationstiefe. Deshalb solltest du bei der Auswahl nicht nur einzelne Shopfunktionen betrachten.

Integrationstiefe

Prüfe, wie die Plattform mit deinem ERP-System verbunden wird. Werden lediglich Daten zwischen zwei unabhängigen Systemen übertragen oder greift die E-Commerce-Lösung direkt auf relevante Informationen und Geschäftslogiken im ERP zu? Je weniger Daten und Regeln mehrfach gepflegt werden müssen, desto geringer ist der Abstimmungsaufwand zwischen den Systemen.

Unterstützung für b2b und b2c

b2b- und b2c-Commerce stellen unterschiedliche Anforderungen an einen Webshop. Gerade im b2b-Bereich spielen Funktionen wie individuelle Preise, kundenspezifische Sortimente, Benutzerberechtigungen und der Zugriff auf Belege eine wichtige Rolle. Die Plattform sollte deshalb zu deinen konkreten Vertriebsszenarien passen. 

Skalierbarkeit über verschiedene Kanäle

Wenn weitere Märkte oder Vertriebskanäle geplant sind, sollte deine Systemlandschaft darauf vorbereitet sein. Mehrsprachigkeit, unterschiedliche Währungen, Marktplätze und zusätzliche Webshops erhöhen die Anforderungen an Produkt-, Preis- und Kundendaten. Eine zentrale Datenbasis erleichtert die konsistente Steuerung dieser Informationen. 

Wie dynamic commerce E-Commerce und Business Central verbindet

dynamic commerce ist eine E-Commerce-Plattform auf Basis von Microsoft Dynamics 365 Business Central. Die Lösung wurde speziell dafür entwickelt, E-Commerce- und ERP-Prozesse eng miteinander zu verbinden.

Artikel, Preise, Kundendaten, Bestände und Bestellungen greifen direkt auf Daten und Geschäftslogiken aus Business Central zurück.

So lassen sich unter anderem b2c-Webshops und b2b-Portale auf einer zentralen ERP-Datenbasis betreiben. Ergänzende Lösungen ermöglichen zudem die Anbindung weiterer Vertriebskanäle.

Business Central bildet dabei die zentrale Grundlage für die kaufmännischen Prozesse. Doppelte Datenpflege und manuelle Übertragungen zwischen ERP und Webshop können dadurch reduziert werden.

Wenn bereits ein anderes Shopsystem eingesetzt wird, bietet dynamic connect eine Integrationslösung für Microsoft Dynamics 365 Business Central. Artikel, Bestände, Preise und Kundendaten können synchronisiert und Bestellungen direkt an das ERP übergeben werden.

ERP-Integration als Grundlage für Omnichannel-Commerce

E-Commerce besteht häufig nicht mehr aus einem einzelnen Webshop. Unternehmen verkaufen beispielsweise über:

• b2c-Webshops
• b2b-Portale
• Marktplätze
• Außendienstportale
• weitere digitale Vertriebskanäle

Mit jedem zusätzlichen Kanal steigt der Aufwand für Produktinformationen, Preise und Bestände. Werden diese Informationen für jeden Kanal separat gepflegt, entstehen schnell unterschiedliche Datenstände. Eine zentrale ERP-Datenbasis schafft hier eine gemeinsame Grundlage. Sortimente, Preise, Verfügbarkeiten und Bestellungen können zentral verwaltet und für verschiedene Vertriebskanäle genutzt werden. Damit wird die ERP-Integration zu einer wichtigen Grundlage für strukturierten Omnichannel-Commerce.

Häufige Fehler bei der ERP E-Commerce-Integration

Auch bei einer technisch funktionierenden Verbindung können organisatorische und strukturelle Probleme entstehen.

Zu viel auf einmal integrieren

Wenn direkt zu Beginn sämtliche Prozesse automatisiert werden sollen, steigen Projektumfang und Komplexität schnell an. Ein schrittweises Vorgehen mit klar definierten Prioritäten hilft dabei, Anforderungen übersichtlich zu halten und Prozesse nacheinander zu optimieren.

Datenqualität unterschätzen

Eine Integration kann nur mit den Daten arbeiten, die ihr zur Verfügung stehen. Unvollständige Artikelstammdaten, inkonsistente Preislisten oder veraltete Kundendaten werden durch die technische Verbindung nicht automatisch korrigiert. Deshalb sollte vor Projektbeginn geprüft werden, welche Daten benötigt werden und ob diese vollständig und konsistent vorliegen. 

Beteiligte Teams zu spät einbeziehen

E-Commerce und ERP betreffen unterschiedliche Bereiche eines Unternehmens. Neben E-Commerce und IT sollten deshalb auch Vertrieb, Logistik, Buchhaltung und gegebenenfalls das ERP-Systemhaus frühzeitig eingebunden werden. So lassen sich Anforderungen und technische Abhängigkeiten bereits während der Planung berücksichtigen.

Prozesse nicht ausreichend testen

Vor dem Go-live sollten die wichtigsten Abläufe vollständig getestet werden. Dazu gehört nicht nur die Datenübertragung, sondern beispielsweise der gesamte Prozess von der Bestellung im Webshop bis zur Verarbeitung im ERP.

Fazit: ERP-Integration als Basis für skalierbaren E-Commerce

Je stärker dein E-Commerce wächst, desto wichtiger werden durchgängige Prozesse zwischen Webshop und ERP. Manuelle Datenübertragungen, unterschiedliche Preise oder inkonsistente Lagerbestände sorgen für zusätzlichen Aufwand und erschweren die Erweiterung um neue Produkte, Märkte und Vertriebskanäle. Entscheidend ist deshalb nicht, möglichst viele Prozesse auf einmal zu integrieren. Starte mit den Bereichen, in denen aktuell der größte manuelle Aufwand entsteht, und erweitere die Integration anschließend Schritt für Schritt. 

Mit dynamic commerce und der Integration in Microsoft Dynamics 365 Business Central lassen sich E-Commerce- und ERP-Prozesse eng miteinander verbinden. So entsteht eine zentrale Datenbasis für Webshops, b2b-Portale und weitere digitale Vertriebskanäle.

FAQs: ERP und E-Commerce im Mittelstand

Was ist der Unterschied zwischen einer ERP-Schnittstelle und einer ERP-Integration?

Eine klassische Schnittstelle überträgt Daten zwischen getrennten Systemen, beispielsweise über APIs oder Middleware. Bei einer tiefen Integration kann die E-Commerce-Plattform direkt auf relevante Daten und Geschäftslogiken des ERP-Systems zugreifen. Dadurch müssen beispielsweise Preise, Verfügbarkeiten und Auftragsprozesse nicht unabhängig in mehreren Systemen gepflegt werden.

Welche Daten sollten zuerst synchronisiert werden?

Ein sinnvoller Einstieg sind häufig Artikelstammdaten, Preise, Lagerbestände und Bestellungen. Welche Daten tatsächlich zuerst integriert werden sollten, hängt davon ab, wo in deinen bestehenden Prozessen der größte manuelle Aufwand entsteht.

Brauche ich eine Middleware für die ERP-E-Commerce-Verbindung?

Nicht grundsätzlich. Bei tief integrierten E-Commerce-Plattformen kann auf eine zusätzliche Middleware verzichtet werden. dynamic commerce ist direkt in die Business-Logik von Microsoft Dynamics 365 Business Central integriert.

Wie profitieren b2b-Unternehmen von der ERP-E-Commerce-Integration?

Im b2b-Commerce spielen individuelle Preise, Sortimente, Verfügbarkeiten und der Zugriff auf Belege eine wichtige Rolle. Durch die Verbindung mit dem ERP können diese Informationen zentral verwaltet und im b2b-Portal bereitgestellt werden. Gleichzeitig reduziert sich der manuelle Aufwand für Vertrieb und Kundenservice.