Hinweisgebersystem
Wir nutzen das Hinweisgebersystem Trusty, um Informationen über mutmaßliche Verstöße zum Nachteil der Organisation auf sichere und vertrauliche Weise entgegenzunehmen und zu verarbeiten.
Zum Hinweisgebersystem unter dc.trusty.report
Zum Hinweisgebersystem unter dc.trusty.report
Informationspflicht im Rahmen des Hinweisgebersystems
Der folgende Abschnitt enthält Informationen über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dem Hinweisgebersystem. Die Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb von Trusty beruht auf dem berechtigten Interesse der Organisation an der Aufdeckung und Verhinderung von Verstößen und der damit verbundenen Vermeidung von Schäden und Haftungsrisiken für die Organisation. Betrifft eine eingegangene Meldung einen Mitarbeiter der Organisation, dient die Verarbeitung auch der Verhinderung von Straftaten oder sonstigen Rechtsverstößen im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis.
Datenschutzinformation gemäß Art. 13, 14 DSGVO
Zu deinen personenbezogenen Daten gehören gem. Art. 4 Nr. 1 DSGVO alle Informationen, die sich auf deine Person beziehen oder beziehen lassen. Die nachfolgenden Angaben informieren dich über die Verarbeitung deiner Daten im Rahmen des Hinweisgebermanagements.
1. Name und Kontaktdaten der verantwortlichen Stelle
Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts ist die dc AG, Von-Linde-Str. 11, 95326 Kulmbach. Weitere Informationen zu unserem Unternehmen, Angaben zu den vertretungsberechtigten Personen und weitere Kontaktmöglichkeiten findest du im Impressum unserer Internetseite: www.dc.ag/de/impressum2. Unser Datenschutzbeauftragter
Wir haben einen Datenschutzbeauftragten in unserem Unternehmen benannt.Du erreichst ihn unter folgenden Kontaktmöglichkeiten:
ITs Hein GmbH
Andreas Hein
Kulmbacher Str. 27b
95460 Bad Berneck
E-Mail: info@dc.ag
3. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten; Art, Zweck und Verwendung
3.1 Kategorie von personenbezogenen DatenGrundsätzlich ist die Nutzung des Hinweisgebersystems - soweit rechtlich zulässig - ohne die Angabe personenbezogener Daten möglich. Du kannst jedoch im Rahmen des Hinweisgeberprozesses freiwillig personenbezogene Daten bekanntgeben, insbesondere:
- Angaben zur Identität
- Vor- und Nachname
- Wohnsitz
- Kontaktdaten wie Telefonnummer oder E-Mail-Adresse
- Inhaltsdaten
- Meta-/Kommunikationsdaten
- alle weiteren Daten, die bereitgestellt werden
Der von dir gegebene Hinweis kann darüber hinaus personenbezogene Daten Dritter enthalten, auf die du dich in deinem Hinweis beziehst. Betroffene Personen erhalten die Möglichkeit, sich zu den Hinweisen zu äußern. In diesem Fall werden wir die betroffenen Personen über den Hinweis informieren. Auch in diesem Fall ist deine Vertraulichkeit gewahrt, da der betroffenen Person - soweit rechtlich möglich - keine Angaben zu deiner Identität gemacht werden und dein Hinweis so verwendet wird, dass deine Anonymität nicht gefährdet ist.
3.2 Quelle der personenbezogenen Daten
Wir erheben die personenbezogenen Daten direkt beim Hinweisgeber (durch die Bereitstellung) und bei der beschuldigten Person. Die Daten werden über ein Online-Formular im Hinweisgebersystem bereitgestellt.
3.3 Zweck und Rechtsgrundlage
Das Hinweisgebersystem ermöglicht es dir, mit uns in Verbindung zu treten und Hinweise zu Compliance- und Rechtsverstößen zu melden. Wir verarbeiten deine personenbezogenen Daten, um die von dir über das Hinweisgebersystem gemachte Meldung zu prüfen und die mutmaßlichen Compliance- und Rechtsverstöße zu untersuchen. Hierbei kann es vorkommen, dass wir Rückfragen an dich haben. Dafür nutzen wir ausschließlich die Kommunikation über das Hinweisgebersystem. Hierbei steht für uns die Vertraulichkeit der von dir gemachten Angaben an erster Stelle.
Die entsprechende Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten erfolgt aufgrund deiner bei der Meldung über das Hinweisgebersystem erteilten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1a Europäische Datenschutzgrundverordnung, DSGVO).
Des Weiteren verarbeiten wir deine personenbezogenen Daten, soweit dies zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen notwendig ist. Darunter fallen insbesondere Meldungen von straf-, wettbewerbs- und arbeitsrechtlich relevanten Sachverhalten (Art. 6 Abs. 1c DSGVO).
Schließlich erfolgt die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten, sofern dies zur Wahrung berechtigter Interessen des Unternehmens bzw. eines Dritten erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1f DSGVO). Wir haben ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zur Prävention und Aufdeckung von Verstößen innerhalb des Unternehmens, zur Überprüfung der internen Prozesse auf ihre Rechtmäßigkeit und zur Wahrung der Integrität des Unternehmens.
Sofern du uns besondere Kategorien personenbezogener Daten bekanntgibst, verarbeiten wir diese auf der Grundlage deiner Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).
Zudem verwenden wir deine personenbezogenen Daten in anonymisierter Form zu statistischen Zwecken.
Wir beabsichtigen nicht, deine personenbezogenen Daten zu anderen als den oben aufgeführten Zwecken zu verwenden. Andernfalls werden wir vorgängig eine entsprechende Einwilligung bei dir einholen.
3.4 Technische Umsetzung und Sicherheit deiner Daten
Das Hinweisgebersystem enthält eine Möglichkeit zur anonymen Kommunikation über eine verschlüsselte Verbindung. Nach dem Absenden eines Hinweises erhältst du Zugangsdaten zum Postfach des Hinweisgebersystems, um mit uns weiterhin geschützt und falls gewünscht anonym kommunizieren zu können.Zur Sicherstellung des Datenschutzes und der Vertraulichkeit ergreifen wir entsprechende technische Maßnahmen. Die von dir zur Verfügung gestellten Daten werden in einer besonders gesicherten Datenbank des Anbieters des Hinweisgebersystems gespeichert. Sämtliche auf der Datenbank hinterlegten Daten werden nach dem aktuellen Stand der Technik verschlüsselt.
3.5 Dauer der Speicherung
Die erhobenen Daten werden so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen erforderlich ist (nach § 11 HinSchG-E: Die Dokumentation wird zwei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht).4. Weitergabe von personenbezogenen Daten
Eine Einsichtnahme der gespeicherten Daten ist ausschließlich durch speziell hierfür autorisierte Personen innerhalb des Unternehmens möglich. Soweit dies zur Erfüllung des hiervor genannten Zwecks erforderlich ist, können auch speziell autorisierte Personen unserer verbundenen Unternehmen zur Einsichtnahme berechtigt sein. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn die Untersuchung deiner Meldung im betroffenen Land durchgeführt wird. Alle zur Einsichtnahme autorisierten Personen sind ausdrücklich zur Vertraulichkeit verpflichtet.Wir übermitteln deine personenbezogenen Daten nur zu den oben beschriebenen Zwecken. Insbesondere werden deine Daten an folgende Stellen weitergegeben:
- Behörden: z. B. Gerichte, Strafverfolgungsbehörden
- Externe Meldestellen
- Dienstleister, die wir im Rahmen von Auftragsverarbeitungsverhältnissen nutzen
- Mit uns gemeinsam Verantwortliche
5. Deine Rechte als betroffene Person
Dir als von der Datenverarbeitung betroffener Person stehen verschiedene Rechte zu:Widerrufsrecht: Von dir erteilte Einwilligungen kannst du jederzeit uns gegenüber widerrufen. Die Datenverarbeitung, die auf der widerrufenen Einwilligung beruht, darf dann für die Zukunft nicht mehr fortgeführt werden.
Auskunftsrecht: Du kannst Auskunft über deine von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. Dies gilt insbesondere für die Zwecke der Datenverarbeitungen, die Kategorien der personenbezogenen Daten, ggf. die Kategorien von Empfängern, die Speicherdauer, ggf. die Herkunft deiner Daten sowie ggf. für das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftige Informationen zu deren Details.
Berichtigungsrecht: Du kannst die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung deiner bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen.
Löschungsrecht: Du kannst die Löschung deiner bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen, soweit deren Verarbeitung nicht zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Du kannst die Einschränkung der Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von dir bestritten wird oder die Verarbeitung der Daten unrechtmäßig ist, du aber deren Löschung ablehnst. Außerdem steht dir dieses Recht zu, wenn wir die Daten nicht mehr benötigen, du diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigst. Darüber hinaus hast du dieses Recht, wenn du Widerspruch gegen die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten eingelegt hast.
Recht auf Datenübertragbarkeit: Du kannst verlangen, dass wir dir deine personenbezogenen Daten, die du uns bereitgestellt hast, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format übermitteln. Alternativ kannst du die direkte Übermittlung der von dir uns bereitgestellten personenbezogenen Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, soweit dies möglich ist.
Beschwerderecht (Beschwerdestelle): Du hast das Recht, dich über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren, z. B. wenn du der Ansicht bist, dass wir deine personenbezogenen Daten in unrechtmäßiger Weise verarbeiten.
Unsere zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde ist:
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18, 91522 Ansbach
Telefon: +49 (0) 981 180093-0
E-Mail: poststelle@lda.bayern.de