E-Rechnungspflicht: Was Unternehmen jetzt für 2027 vorbereiten müssen

Seit 2025 musst du E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 wird auch der Versand für viele Unternehmen verpflichtend. Wir erklären dir, welche Fristen und Formate gelten, warum eine PDF keine E-Rechnung ist und wie du deine Prozesse mit Microsoft Dynamics 365 Business Central vorbereitest.

Was erwartet dich in diesem Beitrag?

Die E-Rechnung betrifft nicht nur deine Buchhaltung. Auch Einkauf, Verkauf, IT, Dokumentenmanagement und Stammdaten spielen eine wichtige Rolle. In diesem Beitrag erfährst du:

• Was eine E-Rechnung ist und wie sie sich von einer PDF unterscheidet
• Welche Fristen 2025, 2027 und 2028 gelten
• Welche Unternehmen und Rechnungen betroffen sind
• Was XRechnung, ZUGFeRD und Peppol unterscheidet
• Wie Business Central E-Rechnungen verarbeitet
• Warum du Rechnungseingang und Rechnungsausgang getrennt betrachten solltest
• Wie du deine Umstellung rechtzeitig testest

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format. Ihre Daten können automatisch von ERP-, Buchhaltungs- und Dokumentenmanagementsystemen gelesen und verarbeitet werden.

Ein einfaches PDF erfüllt diese Voraussetzung nicht. Seit dem 01.01.2025 gilt es nach § 14 UStG nur noch als sogenannte sonstige Rechnung.

Typische E-Rechnungsformate sind:

• XRechnung
• ZUGFeRD
• Peppol BIS Billing 3.0
• Andere mit der europäischen Norm EN 16931 kompatible Formate

Ist eine PDF bereits eine E-Rechnung?

Nein, eine normale PDF-Datei ist keine E-Rechnung. Sie zeigt eine Rechnung zwar digital an, enthält aber keine vollständig strukturierten Daten für die automatische Verarbeitung.

Eine Ausnahme ist ZUGFeRD: Dabei handelt es sich um eine PDF/A-Datei, in die zusätzlich eine strukturierte XML-Datei eingebettet ist. Die Rechnung ist dadurch für Menschen lesbar und gleichzeitig maschinell verarbeitbar.

Während der Übergangsfristen dürfen normale PDF-Rechnungen teilweise noch versendet werden, allerdings nur mit Zustimmung des Empfängers.

Warum wird die E-Rechnung verpflichtend?

Die E-Rechnung soll Rechnungsprozesse digitalisieren, Medienbrüche vermeiden und die Grundlage für ein späteres elektronisches Meldesystem schaffen. Eingeführt wurde sie mit dem Wachstumschancengesetz und der Neufassung von § 14 UStG.

Strukturierte Rechnungsdaten bieten Unternehmen konkrete Vorteile:

• Weniger manuelle Erfassung
• Weniger Übertragungs- und Tippfehler
• Schnellere Prüfung und Freigabe
• Automatischer Abgleich mit Bestellungen
• Kürzere Durchlaufzeiten
• Transparente digitale Workflows

Das Bundesministerium der Finanzen sieht in der E-Rechnung deshalb nicht nur eine steuerliche Vorgabe, sondern auch einen wichtigen Schritt zur Digitalisierung der Wirtschaft.

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?

Seit dem 01.01.2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für den Versand gelten Übergangsfristen, die sich am Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers orientieren.

Für 2027 ist also der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im Jahr 2026 entscheidend. Die vollständigen Übergangsregelungen findest du in den aktuellen FAQ des Bundesfinanzministeriums.

Für wen gilt die E-Rechnungspflicht?

Die Pflicht betrifft grundsätzlich Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen, also b2b-Umsätze innerhalb Deutschlands.

Ausnahmen gelten unter anderem für:

• Rechnungen an private Endkund:innen
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto
• Fahrausweise
• Viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG
• Rechnungen von Kleinunternehmen

Kleinunternehmen müssen selbst keine E-Rechnungen ausstellen, aber seit dem 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen können.

Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten zusätzlich eigene b2g-Vorgaben. Hier können beispielsweise eine Leitweg-ID, bestimmte Plattformen oder vorgegebene Übertragungswege erforderlich sein.

Welche E-Rechnungsformate sind zulässig?

Zulässig sind insbesondere Formate, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland werden vor allem XRechnung und ZUGFeRD eingesetzt.

ZUGFeRD erfüllt ab Version 2.0.1 die Anforderungen, ausgenommen sind die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Bei Abweichungen zwischen PDF und XML sind seit 2025 die Daten im strukturierten XML-Teil maßgeblich.

Peppol ist dabei nicht einfach nur ein Dateiformat. Es ist vor allem ein Netzwerk mit technischen Standards für den sicheren Austausch elektronischer Dokumente. Über einen Peppol Access Point können Unternehmen Rechnungen automatisiert senden, empfangen und deren Zustellung nachvollziehen.

Warum sind Rechnungseingang und Rechnungsausgang zwei unterschiedliche Projekte?

Beim Rechnungseingang geht es vor allem um Prüfung, Verarbeitung und Freigabe. Beim Rechnungsausgang stehen Format, Zustellung und kundenspezifische Anforderungen im Mittelpunkt. Beide Prozesse benötigen deshalb eigene Verantwortlichkeiten und Tests.

Was ist beim Rechnungseingang wichtig?

Unternehmen müssen klären, über welche Wege Rechnungen eintreffen und wie sie anschließend verarbeitet werden.

• Unterstützte Formate und Versionen
• E-Mail-Postfächer, Portale, Schnittstellen und Peppol
• Technische und inhaltliche Validierung
• Erkennung von Dubletten und Betrugsversuchen
• Abgleich mit Bestellungen und Wareneingängen
• Digitale Prüf- und Freigabeworkflows
• GoBD-konforme Archivierung

Was ist beim Rechnungsausgang wichtig?

Ausgehende Rechnungen müssen nicht nur formal korrekt sein. Sie müssen den richtigen Empfänger über den vereinbarten Weg im passenden Format erreichen.

• Vollständige Kunden- und Rechnungsdaten
• Gewünschtes Format und Formatversion
• Richtige Empfängeradresse oder Peppol-ID
• Leitweg-ID bei öffentlichen Auftraggebern
• Vorgaben zu Anlagen und Dateinamen
• Technische Validierung vor dem Versand
• Zustellstatus und Behandlung abgelehnter Rechnungen

Michael Zettl beschreibt weitere reale Herausforderungen in seinem Beitrag „Die nackte Wahrheit über die E-Rechnung“.

Warum solltest du nicht bis Ende 2026 warten?

Die technische Einrichtung ist nur ein Teil der Umstellung. Prozesse müssen mit echten Lieferanten, Kund:innen und unterschiedlichen Geschäftsvorfällen getestet werden. Wer erst kurz vor dem 01.01.2027 startet, riskiert fehlerhafte oder abgelehnte Rechnungen und damit verspätete Zahlungen.

In einer Pilotphase sollten unter anderem folgende Fälle getestet werden:

• Rechnungen und Gutschriften
• Anzahlungen, Abschläge und Endrechnungen
• Rabatte und unterschiedliche Steuersätze
• Rechnungen mit Anlagen
• Kundenspezifische Pflichtangaben
• Unterschiedliche Übertragungswege
• Öffentliche und privatwirtschaftliche Empfänger
• Fehlerhafte oder doppelt eingehende Dokumente

Gerade beim Rechnungsausgang wird die E-Rechnung damit auch zum Liquiditätsthema. Eine technisch fehlerhafte oder nicht akzeptierte Rechnung wird häufig nicht einfach trotzdem bezahlt.

Wie funktioniert die E-Rechnung in Business Central?

Die aktuelle deutsche Version von Microsoft Dynamics 365 Business Central unterstützt E-Rechnungen über das integrierte E-Documents Framework. Damit lassen sich XRechnung, ZUGFeRD und Peppol-basierte Dokumente im Einkauf und Verkauf verarbeiten.

Business Central bietet unter anderem:

• Erstellung strukturierter E-Rechnungen
• Empfang und Verarbeitung eingehender E-Dokumente
• Automatische Extraktion der XML-Datei aus ZUGFeRD-Rechnungen
• Separate E-Document Services für unterschiedliche Formate
• Kundenspezifische Dokumentenversandprofile
• Workflows für Versand, Prüfung und Statusverwaltung
• Anbindung an Peppol-Dienstleister

Wichtig: Die automatische Anlage eines E-Dokuments erzeugt nicht automatisch eine fertige Einkaufsrechnung. Dafür müssen passende Konfigurationen, Zuordnungen oder ein Bestellabgleich eingerichtet werden. Microsoft beschreibt die aktuellen Möglichkeiten in der Dokumentation zur E-Rechnung in Business Central.

Je nach Business-Central-Version und Prozess können zusätzliche Lösungen für Dokumentenerfassung, Freigaben, Versand, Peppol und Dokumentenmanagement sinnvoll sein. Vor allem ältere On-Premises-Versionen sollten technisch gesondert geprüft werden.

Wie bereitest du dein Unternehmen auf die E-Rechnung vor?

Ein gutes E-Rechnungsprojekt beginnt nicht mit der Installation einer App, sondern mit einer klaren Bestandsaufnahme von Rechnungseingang und Rechnungsausgang.

Unsere Empfehlung:

1. Verantwortlichkeiten für Einkauf und Verkauf festlegen
2. Bestehende Formate, Kanäle und Systeme erfassen
3. Business-Central-Version und Erweiterungen prüfen
4. Kunden-, Lieferanten- und Artikeldaten bereinigen
5. Formate und Übertragungswege definieren
6. Prozesse in Business Central konfigurieren
7. Mit ausgewählten Kund:innen und Lieferanten pilotieren
8. Sonderfälle und Fehlerprozesse testen
9. Archivierung und Dokumentation sicherstellen
10. Mitarbeitende schulen und Prozesse kontrolliert ausrollen

Ein empfangsbereites E-Mail-Postfach erfüllt zwar die gesetzliche Mindestanforderung. Einen funktionierenden digitalen Rechnungsprozess ersetzt es aber nicht.

Wie unterstützt dc bei der E-Rechnung?

Wir begleiten dich von der Prozessanalyse bis zum produktiven Rechnungsaustausch in Microsoft Dynamics 365 Business Central. Dabei betrachten wir Rechnungseingang und Rechnungsausgang getrennt und verbinden beide mit deinen bestehenden ERP-, Freigabe- und Dokumentenprozessen.

• Analyse deiner aktuellen Rechnungsprozesse
• Auswahl der passenden Formate und Übertragungswege
• Einrichtung von Business Central und ergänzenden Apps
• Integration von Peppol und Dokumentenmanagement
• Pilotierung mit echten Kund:innen und Lieferanten
• Training und Begleitung beim Go-Live

E-Rechnungsprojekt starten

Häufige Fragen zur E-Rechnung

Muss eine E-Rechnung über Peppol versendet werden?

Nein. E-Rechnungen können beispielsweise per E-Mail, Schnittstelle, Downloadportal oder Peppol übertragen werden. Der konkrete Weg wird zwischen den Geschäftspartnern vereinbart.

Benötige ich im b2b-Bereich eine Leitweg-ID?

Grundsätzlich nicht. Eine Leitweg-ID wird vor allem bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber benötigt.

Wie kann ich eine XRechnung lesen?

Eine XRechnung besteht aus einer XML-Datei und benötigt eine geeignete Visualisierung. Dafür kannst du dein ERP-System oder den offiziellen E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung verwenden.

Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?

Ein- und ausgehende Rechnungen müssen grundsätzlich acht Jahre aufbewahrt werden. Bei E-Rechnungen muss mindestens der strukturierte Teil unverändert in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben.

Stand: 31.07.2026. Dieser Beitrag bietet eine allgemeine Übersicht und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.