E-Rechnungs­pflicht 2026: So machst du dein Unternehmen zukunftssicher

Seit Anfang 2025 gilt sie offiziell: die Pflicht zum Empfang elektronischer Rechnungen. Für viele Unternehmen war das der Startschuss, ihre Buchhaltungsprozesse endlich zu digitalisieren.

Und jetzt, Ende 2025, steht die nächste Phase bevor: Ab 1. Januar 2026 müssen E-Rechnungen auch aktiv ausgestellt werden - zumindest für einen Teil der Unternehmen.

Was bedeutet das konkret und wie kannst du dein Unternehmen optimal vorbereiten? Hier erfährst du, warum die E-Rechnung kommt, was sich ändert und wie Microsoft Dynamics 365 Business Central dich dabei unterstützt.

 

Warum die E-Rechnung kommt - einfach erklärt

Rechnungen sollen einfacher, schneller und sicherer werden. Papier und PDFs sind fehleranfällig und kosten Zeit. Mit der E-Rechnung läuft alles digital: Daten können automatisch verarbeitet werden, ohne manuelles Abtippen. Das spart Aufwand, macht Prozesse transparenter - und hilft, Steuerbetrug zu verhindern.

Was sich mit der E-Rechnung geändert hat

Eine E-Rechnung ist keine PDF-Datei. Sie besteht aus strukturierten Daten, meist im Format XRechnung oder ZUGFeRD 2.1, die Maschinen lesen und automatisch weiterverarbeiten können.

Nur Systeme, die diese Formate erstellen, empfangen und interpretieren können, erfüllen die gesetzlichen Anforderungen. Die klassische PDF-Rechnung gehört bald der Vergangenheit an.

Rückblick 2025 - Empfang ist Pflicht

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können - für alle B2B-Transaktionen innerhalb Deutschlands.

PDFs gelten nicht mehr als elektronische Rechnungen im Sinne des § 14 UStG, dürfen aber mit Zustimmung des Empfängers übergangsweise weiterverwendet werden (bis Ende 2026 bzw. 2027 für kleine Unternehmen).

Viele Unternehmen haben in diesem Jahr erste Erfahrungen gesammelt. Die gute Nachricht: Wer jetzt aktiv wird, ist bestens vorbereitet auf die nächsten Schritte.

Blick nach vorn - ab 2026 musst du selbst aktiv werden

Ab 1. Januar 2026 beginnt Phase zwei: Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen.

• Große Unternehmen starten 2026.
• Kleinere Betriebe haben Übergangsfristen bis 2027.
• Spätestens 2028 gilt die Pflicht für alle.

Wer weiter auf analoge Prozesse setzt, riskiert Mehraufwand - und steuerrechtliche Probleme.

Chancen und Herausforderungen

Die E-Rechnung bringt viele Vorteile mit sich:

• Schnellere Prozesse: Automatische Verarbeitung spart Zeit.
• Weniger Fehler: Keine falschen Beträge oder Tippfehler mehr.
• Bessere Liquidität: Schnellere Zahlungen durch optimierte Workflows.
• Mehr Transparenz: Jede Rechnung ist digital nachvollziehbar.

Aber: Die Umstellung betrifft fast alle Abteilungen wie Buchhaltung, IT, Vertrieb, Einkauf und braucht klare Prozesse.

Business Central als Schlüssel zur Umsetzung

Microsoft Dynamics 365 Business Central bietet bereits viele Funktionen rund um die E-Rechnung: Erstellung, Empfang und Verarbeitung von XRechnung und ZUGFeRD inklusive.

Doch für viele Unternehmen reicht der Standard nicht aus. Sobald automatisierte Versandwege (z. B. PEPPOL), komplexe Workflows oder Archivierung dazukommen, braucht es zusätzliche Tools. Und hier kommen wir ins Spiel 💚

Wir bei dc AG haben ein Portfolio an Erweiterungen für Business Central entwickelt, die deinen E-Rechnungsprozess komplett abdecken:

• Automatisierter Versand in verschiedenen Formaten (z. B. XRechnung, ZUGFeRD)
• Digitale Erfassung & Prüfung mit Freigabeworkflows
• Revisionssichere Archivierung aller Rechnungen
• Elektronischer Datenaustausch mit Steuerberater & Behörden
• Das Ergebnis: Ein digitaler, rechtssicherer Rechnungsprozess - perfekt integriert in deine ERP-Landschaft.

Warum du jetzt handeln solltest

Auch wenn du schon E-Rechnungen empfangen kannst, ist Ausstellung die nächste Stufe.

Nutze die verbleibenden Wochen, um deine Abläufe zu prüfen:

• Sind alle Kundendaten vollständig?
• Erstellt dein ERP-System strukturierte E-Rechnungen automatisch?
• Kennen deine Mitarbeitenden die neuen Prozesse?
• Funktioniert die digitale Zusammenarbeit mit dem Steuerberater?

Wer gut vorbereitet ist, hat 2026 weniger Stress und mehr Vorteile. Die E-Rechnung ist also kein Bürokratiemonster, sondern ein Effizienz-Booster. Mit Business Central und den dc-Erweiterungen bist du zukunftssicher aufgestellt - und kannst Zeit, Kosten und Nerven sparen.

dc unterstützt dich bei der Umsetzung

Wir begleiten dich von der Prozessanalyse bis zur vollständigen Integration in Business Central – individuell, praxisnah und mit Erfahrung aus zahlreichen Projekten 💪🏼 Sprich uns an, wenn du wissen möchtest, wie du dein Unternehmen fit für die E-Rechnungspflicht 2026 machst!